スムーズに進めるために準備しよう! 同窓会で幹事が行う準備とは

スムーズに進めるために準備しよう! 同窓会で幹事が行う準備とは

懐かしい顔ぶれに会えることが楽しみな同窓会ですが、幹事を引き受けたとなると、ただ楽しみにしているだけではいけません。
参加者全員にも楽しんでもらえるよう、しっかりと準備をして臨む必要があります。

その際に心掛けておきたいのが、開催するまでの時間に余裕を持って準備することです。ここでは具体的にどのように進めていけばいいのか、おおまかなタイムテーブルに沿って説明していきます。

開催の半年前から4カ月前に同窓会幹事が準備するもの


まず、会を開催するにあたり、一緒に協力してくれるメンバーを募りましょう。声を掛ける際は、仲の良かった方だけでなく、男女のバランス等も考慮します。

メンバーの人数は同窓会の規模にもよりますが、学年全体で開催するのであればクラスや部活動も考慮して10名前後の人数を集めるといいでしょう。
クラス会レベルなら、自分も含めて4名程度で役割分担をすると動きやすくなります。

その他に下記のような事を進めるようにしましょう。

開催日の決定

協力してくれるメンバーが集まったら開催日時を決定しましょう。地元を離れている同窓生が多い場合は、GWやお盆、年末年始など帰省と重なる時期に設定すると出席者が増える確率が高まります。

名簿作成

同窓会の案内状を贈る同窓生をリストアップして、名簿を作成します。複数人で共有できるように、データで管理するようにしましょう。

開催の4カ月から2カ月前に同窓会幹事が準備するもの


開催日程が決まり名簿の準備ができたら、開催地と場所を決定します。母校の近く、あるいはアクセスがよく集まりやすい場所を選定しましょう。

会場を予約する

場所が決まったら予約をします。人数が確定していないので難しい面もありますが、まずはおおよその人数で会場を押さえておきましょう。予約の際は、人数は仮であることを伝え、こちらの事情に合わせて調整してくれるお店かどうかの判断を。予約の際は、最終的な人数はいつまでに伝えればいいかも確認しておきましょう。

会費を決める

会場の費用や飲食代を算出して、当日の会費を決定します。その際、案内状の印刷費用や送付費用、当日に使用する名札や景品など、同窓会を開催するにあたりかかる備品の費用も考慮して金額を割り出すようにしてください。急なキャンセルが出ることも考慮して、少し高めに設定しておくと安心です。少しでも余ったら二次会の費用に回したり、次回の同窓会費用に繰り越せばいいでしょう。

案内状の作成と送付

開催日時、会場、会費が決まったら、案内状を作成して送付します。案内状に必ず盛り込みたい要素は「開催日時、会場(できれば地図)、会費、出欠、返送期限、幹事の連絡先」です。そのほかに、出席を促す挨拶などを添えると効果的。なお、転居などの理由で案内状が戻ってきてしまうことがあります。その場合は、仲の良かった方に尋ねるなどして、できるだけ多くの方にお知らせが届くように手配しましょう。

2カ月から1カ月前に同窓会幹事が準備するもの


この頃には徐々に出欠の返事が届き始めます。名簿をもとにしっかりとチェックしながら人数を把握、決定し、1カ月前にはだいたいの人数を会場に伝えるようにします。

同窓会幹事が2週間前~1週間前に準備しておくべきこと


いよいよ開催も迫ってきました。名札、参加者の出欠確認用の名簿、挨拶をお願いしている先生へのお土産など、当日必要なものを洗い出して用意しておきましょう。

同窓会の幹事が準備することを流れに沿ってご紹介しました。会場予約、出欠把握など気を遣うことも多々ありますが、だからこそ早めに段取りを組んで準備を進めることが大切です。まずは協力をしてくれるメンバーを集め、同窓会開催に向けて進めていきましょう。

次の記事へ >

おすすめはどれ? 同窓会の景品の選び方

懐かしい顔が集まる同窓会。余興で簡単なゲームをするなら、景品があるとより盛り上がります。しかし、いざ ・・・

前の記事へ >

会社で決起会を開催する際の場所の選び方

会社で決起会を開くことになり場所の選定を任されたとき、どんな場所を選んだらいいのでしょうか。決起会の ・・・